CARSAN INGENIERIA S.A.S

NIT: 901.605.471-1

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015, Sentencia C-748 de 6 del octubre de 2011 y disposiciones, circulares e instrucciones de la superintendencia de industria y comercio SIC, el señor DANIEL CARDONA GOMEZ identificado con cedula No. 1.010.010.730, en calidad de representante legal de la sociedad CARSAN INGENIERIA S.A.S , identificada con NIT 901.605.471-1,  adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades académicas, culturales, comerciales o laborales.

De esta manera, CARSAN INGENIERIA S.A.S, manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a CARSAN INGENIERIA S.A.S, cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

En su calidad de responsable, la Sociedad podrá suscribir contratos de transmisión de datos personales con uno o varios encargados, para el tratamiento de los datos personales. En estos casos, el encargado se comprometerá a (i) dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la presente política; (ii) realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los titulares hayan autorizado descritas en esta política de tratamiento; y (iii) cumplir las demás obligaciones que las leyes sobre la materia le impongan.

OBJETIVO

Describir los lineamientos necesarios para la Protección de los Datos Personales almacenados en nuestra base de datos, de modo que se dé cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de CARSAN INGENIERIA S.A.S, cuyo titular sea una persona natural. Así mismo, se les exigirá el cumplimiento de la Ley y de esta política a los Proveedores y Contratistas de la Sociedad que tengan acceso a los datos personales de titulares que los hayan suministrado a la Sociedad.

NORMATIVIDAD

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, Ley estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015, Sentencia C-748 de 6 del octubre de 2011 y disposiciones, circulares e instrucciones de la superintendencia de industria y comercio SIC, que deberán ser aplicadas por CARSAN INGENIERIA S.A.S , respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal, escrita o por correo electrónico, generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de  partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

PRINICIPIOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, CARSAN INGENIERIA S.A.S, aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales: Principio de legalidad en materia de:

Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.

Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice CARSAN INGENIERIA S.A.S, o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.   

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, CARSAN INGENIERIA S.A.S, garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Para estos propósitos la obligación de CARSAN INGENIERIA S.A.S, será de medio.

Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por CARSAN INGENIERIA S.A.S, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que en CARSAN INGENIERIA S.A.S ,, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

TIPO DE INFORMACIÓN SUJETA A TRATAMIENTO

La información obtenida por la Sociedad sujeta a tratamiento podrá referirse, entre otros, a:

1. Clientes, prestadores de servicios, empleados, Potenciales clientes

Se refiere a los datos de las personas naturales a quienes la Sociedad les presta servicios en desarrollo del objeto social y que son necesarios para cumplir con las obligaciones legales y/o contractuales tales como clientes, facturación, reportes de pagos o que por ley o por políticas internas se tiene la obligación de realizar; para la atención de consultas, peticiones y/o solicitudes; para iniciar y/o atender acciones y/o reclamos. Para el mantenimiento y desarrollo de la relación comercial; para llevar a cabo actividades de Mercadeo, promoción o publicidad; realizar actividades de inteligencia de Mercados, evaluar hábitos de consumo, realizar encuestas, enviar mensajes de texto, realizar campañas de fidelización, realizar alianzas comerciales para generar valores agregados, dar a conocer noticias e información de los servicios de CARSAN INGENIERIA S.A.S  y de interés general; para cumplir con las normas de conocimiento del cliente exigidas por el sistema financiero y las normas de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo; para verificar deudas con el estado; para indagar sobre sus bienes.

La Sociedad recolectará los siguientes datos personales:

• Nombres y apellidos completos.
• Tipo y número del documento de identidad (registro civil, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, pasaporte, cédula de extranjería o carné diplomático).
• Lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad.
• Edad, sexo, estado civil e idiomas que habla.
• Escolaridad, profesión y ocupación.
• Dirección física habitual, dirección de correo electrónico, número de teléfono fijo o celular.
• Y los demás que sean estrictamente necesarios para el desarrollo de su vínculo comercial o contractual.

1. Contratistas y Proveedores:

Se refiere a los datos de las personas naturales que tienen un vínculo contractual y comercial con la Sociedad, para el cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales, tales como pagos, reportes de pagos, reportes que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones y/o solicitudes; para iniciar o atender acciones y/o reclamos; para realizar auditorías, enviar invitaciones para participar en proceso de contratación, para solicitar cotizaciones y/o información sobre productos y servicios, identificación de ingresos, seguimiento a cumplimiento de obligaciones a cargo de Contratistas.

La Sociedad recolectará los siguientes datos personales:

• Nombre del Contratista y/o Proveedor o razón social, número de identificación o NIT, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, correo electrónico;
• Nombre del representante legal y dirección, teléfonos, correo electrónico;
• Nombre del gerente o coordinador de ventas o quien haga sus veces, dirección, teléfonos, correo electrónico;
• Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico; Información tributaria;
• Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
• Y los demás que sean estrictamente necesarios para el desarrollo de su vínculo comercial o contractual.

1. Empleados y Exempleados:

Con la finalidad de cumplir las obligaciones derivadas de la relación contractual laboral, incluyendo la gestión del personal que involucra el pago y administración de nómina (salarios, prestaciones sociales legales y extralegales, beneficios, bonificaciones, reembolsos, seguros, realizar las deducciones autorizadas por la Ley, por autoridad judicial o por el empleado, CARSAN INGENIERIA S.A.S, almacenara y tratara sus datos personales.

Los Datos Personales de los empleados o trabajadores de la sociedad, gozan de reserva, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio, la Ley 964 de 2005, el Decreto 2555 de 2012 y las demás normas que apliquen sobre la materia.

Terminado el vínculo laboral, por cualquier causa, CARSAN INGENIERIA S.A.S, procederá a almacenar los Datos Personales obtenidos de la relación laboral en un archivo central, al poder contener Datos Sensibles.

CARSAN INGENIERIA S.A.S, no podrá ceder información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los Datos Personales por sus Titulares, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal.

Se refiere a los datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con la Sociedad. La Sociedad recolectará los siguientes datos personales:

• Nombre e identificación del trabajador y grupo familiar, dirección, teléfono, nombre de cónyuge o compañero(a) permanente y beneficiarios, nombre e identificación de hijos, historia médica, afiliaciones a la seguridad social, póliza médica, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, estado de salud, medicamentos que utilizan, autorizaciones médicas, entre otros;
• Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con Sociedades;
• Salario y otros pagos;
• Aportes pensionales;
• Saldo de deudas;
• Procesos judiciales, embargos;
• Información de afiliación a fondos de empleados, gremiales;
• Contrato laboral;
• Historia laboral del trabajador;
• Informe de evaluación sicológica;
• Historia clínica ocupacional del trabajador;
• Huella dactilar;
• Registro fotográfico
• Pertenencia a sindicatos.
• Y los demás que sean estrictamente necesarios para el desarrollo de su vínculo contractual.

Si dentro de la información recolectada se encuentran datos sensibles, la Sociedad le informará al Titular la calidad de dicho dato sensible y la finalidad del tratamiento, y sólo serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado. Por tratarse de datos sensibles el Titular no está obligado a autorizar su tratamiento y la Sociedad no podrá darles a dichos datos sensibles un tratamiento diferente, excepto cuando:

• El Titular haya dado su autorización explicita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CARSAN INGENIERIA S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

1. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CARSAN INGENIERIA S.A.S, para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.

1. Ser informado por CARSAN INGENIERIA S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante CARSAN INGENIERIA S.A.S

1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición CARSAN INGENIERIA S.A.S

• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Derechos de los niños y adolescentes

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores de edad.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:                                                            

1. Responder y respetar el interés superior de los menores

1. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

Casos en las que no es necesaria la autorización

Ley 1581 de 2012 Art 10 – La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
2. b) Datos de naturaleza pública;
3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
4. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;  
5. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.  

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.  

Los titulares podrán ejercer los derechos descritos en esta sección, presentar reclamos o solicitudes para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización; y solicitar prueba de sus autorizaciones enviando un correo electrónico a; carsan.ingenieriasas@gmail.com o mediante petición escrita a la siguiente dirección: Carrera 36 # 10 C 70 NOGALES Manizales, Caldas.

1. Consultas: CARSAN INGENIERIA S.A.S, deberá atender las consultas en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la solicitud. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. Reclamos: El Titular o causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo a CARSAN INGENIERIA S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: i) El reclamo se formulará mediante solicitud al correo electrónico antes señalado la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, CARSAN INGENIERIA S.A.S, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo; ii) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido; iii) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término; iv) El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante CARSAN INGENIERIA S.A.S , Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a CARSAN INGENIERIA S.A.S , la supresión de los datos personales a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el Procedimiento indicado en esta Política. Si vencido el término legal respectivo, CARSAN INGENIERIA S.A.S, no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

DEBERES DE CARSAN INGENIERIA S.A.S COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, CARSAN INGENIERIA S.A.S, utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.

En el tratamiento y protección de datos personales, CARSAN INGENIERIA S.A.S, tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
10. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
11. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
13. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
15. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
16. Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
17. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
18. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
19. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
20. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

CARSAN INGENIERIA S.A.S, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley,

A saber: a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

1. Datos de naturaleza pública.
2. Casos de urgencia médica o sanitaria.
3. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
4. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

Manifestación de la autorización

La autorización a CARSAN INGENIERIA S.A.S, para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición CARSAN INGENIERIA S.A.S
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Medios para otorgar la autorización

CARSAN INGENIERIA S.A.S, obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

La autorización será solicitada por CARSAN INGENIERIA S.A.S, de manera previa al tratamiento de los datos personales.

Prueba de la autorización

CARSAN INGENIERIA S.A.S, conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta.

En consecuencia, CARSAN INGENIERIA S.A.S, podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Revocatoria de la autorización.

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a CARSAN INGENIERIA S.A.S, para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

CARSAN INGENIERIA S.A.S, establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto CARSAN INGENIERIA S.A.S, deberá cesar cualquier actividad.

De tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros.

En este último caso, CARSAN INGENIERIA S.A.S, podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

El tratamiento de los datos personales empelados, ex empleados, clientes, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual CARSAN INGENIERIA S.A.S, tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condición.

Los datos personales serán obtenidos a través de los documentos que suscribe la Sociedad con sus Clientes, proveedores, contratistas y empleados, tales como formatos de vinculación de Clientes, formularios de solicitud de servicios, registros en página web, órdenes de compra, facturas de venta, hojas de vida, contratos, listados de asistencia a eventos y demás canales de comercialización y contacto.

En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

1. Realizar el envío de información relacionada con facturas de CARSAN INGENIERIA S.A.S
2. Desarrollar la misión de CARSAN INGENIERIA S.A.S, conforme a sus estatutos
3. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales
4. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
5. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de CARSAN INGENIERIA S.A.S
6. Cumplir todos sus compromisos contractuales.

Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con lo contemplado en la presente política en el aparte relacionado con los derechos de éstos.

Datos sensibles

Para el caso de datos personales sensibles, CARSAN INGENIERIA S.A.S, podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

1. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de CARSAN INGENIERIA S.A.S, y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

1. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
3. Los derechos del titular
4. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
5. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles

GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, CARSAN INGENIERIA S.A.S, pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio.

Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

1. Consultas:

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en CARSAN INGENIERIA S.A.S, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales CARSAN INGENIERIA S.A.S, garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
• En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
• Las consultas podrán formularse al correo carsan.ingenieriasas@gmail.com

1. Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante CARSAN INGENIERIA S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la Sociedad, al correo electrónico carsan.ingenieriasas@gmail.com, mediante comunicación escrita dirigida a la sociedad, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. Petición de actualización y/o rectificación.

CARSAN INGENIERIA S.A.S, rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

1. El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico carsan.ingenieriasas@gmail.com o en medio físico dirigido a la gerencia, indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

2. CARSAN INGENIERIA S.A.S podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien.

1. Petición de supresión de datos

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a CARSAN INGENIERIA S.A.S su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CARSAN INGENIERIA S.A.S Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia CARSAN INGENIERIA S.A.S podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

CARSAN INGENIERIA S.A.S, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.

CARSAN INGENIERIA S.A.S, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, CARSAN INGENIERIA S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE CARSAN INGENIERIA S.A.S

En cumplimiento del plan estratégico de desarrollo de CARSAN INGENIERIA S.A.S , y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con CARSAN INGENIERIA S.A.S , ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con CARSAN INGENIERIA S.A.S  

Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, CARSAN INGENIERIA S.A.S tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con CARSAN INGENIERIA S.A.S y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe CARSAN INGENIERIA S.A.S, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

CARSAN INGENIERIA S.A.S, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

(a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;

(b) para cumplir con procesos jurídicos;

(c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, distintas a las de su país de residencia;

(d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;

(e) para proteger nuestras operaciones;

(f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y

(g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Encargado deberá cumplir con las obligaciones del Responsable bajo estas políticas y realizar el tratamiento de los datos personales de acuerdo a las finalidades autorizadas por el titular, garantizando la confidencialidad de los datos y la seguridad de las bases de datos que los contengan.

Igualmente, el Encargado deberá abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

El área administrativa será la responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos del titular de la información cuando ejercite los derechos para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, y revocar la autorización. de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

CAMBIOS DE POLÍTICAS

La Sociedad se reserva la facultad de revisar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de Datos Personales. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, antes de implementarlos. En dicho aviso se indicará la fecha en la cual comienza a regir la nueva Política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.

VIGENCIA

La presente actualización a la Política está vigente a partir del 01 de agosto del 2025 y sustituye en todos sus aportes a la que estuvo vigente hasta esta fecha. Las bases de datos asociadas a esta Política, estarán vigentes por el término máximo que autoricen las leyes aplicables o en caso de silencio de la ley al respecto, estará vigente por término indefinido, teniendo presente lo plasmado en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

MARCO LEGAL

• Constitución Política, artículo 15.
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012
• Decreto Reglamentario 1727 de 2009
• Decreto Reglamentario 2952 de 2010
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013
• Sentencia de la Cote Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 de 2011